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Pre-consulta — Manual de operaciones para recepción y personal auxiliar
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Pre-consulta — Manual de operaciones para recepción y personal auxiliar

Manual diario para personal de recepción y auxiliares de clínica: checklist de apertura, ayudar a personas mayores y a cuidadores extranjeros, rescatar formularios atascados, cuatro situaciones de colaboración con el médico y seis preguntas frecuentes.

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Por qué este manual es para ti

La Pre-consulta de iRehab parece "el paciente escanea un QR y rellena un formulario" — pero son el personal de recepción y los auxiliares quienes hacen que funcione de verdad. Pacientes que no saben escanear, cuidadores extranjeros que no leen el idioma local, códigos olvidados, Wi-Fi caído — todo aterriza en tu mostrador. Este manual convierte las situaciones cotidianas en un checklist. El razonamiento completo está en Resumen previo a la consulta: cuando el paciente no sabe si es tendón o nervio.

Imprímelo y pégalo en el mostrador o la estación de enfermería.

1. Checklist de apertura diaria

  1. Ve a la sala de espera / recepción — confirma que el cartel del QR sigue puesto y no está tapado
  2. Comprueba que el nombre del médico del día en el cartel coincide con el realmente de guardia
  3. Si hay cambio de médico a última hora (sesión extra, cobertura, baja), pide al médico de guardia que reimprima desde su Doctor PWA y retira el antiguo
  4. Cambia el cartel si está con esquinas dobladas o dañado
  5. Confirma que la sala de espera tiene Wi-Fi funcionando / 4G usable (los móviles de los pacientes lo necesitan)

2. Ayudar a los pacientes a escanear y rellenar

Situación 1: Persona mayor que no sabe escanear

  1. Demuestra una vez: abre cámara → apunta al QR → toca la dirección
  2. Devuélvele el móvil y guíalo por los dos primeros campos (nombre, año de nacimiento)
  3. El resto son botones; normalmente se apañan solos
  4. Antes de que se vaya, recuérdale: "Sácale foto a tu código."

Situación 2: Cuidador extranjero / paciente que no lee español

  1. Escanea el QR por él
  2. Arriba a la derecha hay un icono de globo terráqueo — tócalo para cambiar de idioma
  3. Opciones: English / 繁體中文 / Tiếng Việt / Bahasa Indonesia / 日本語 / 한국어
  4. Si al principio no se ve el icono, es que aún no lo cambió — ayúdalo a elegir una vez y el sistema lo recordará
  5. El código mantiene el formato PC-XXXXXX independientemente del idioma

Situación 3: Atascado a mitad del formulario

  • Sin internet → revisa Wi-Fi o cambia a 4G
  • Abierto desde LINE → toca "···" arriba → "Abrir en Safari / Chrome"
  • Batería baja → préstale el móvil público de la clínica; enviar lleva 2 minutos
  • Realmente no puede rellenar → léele las preguntas, que responda de viva voz y tú toca las opciones por él; anota el código en un papel

Situación 4: Terminó pero no sabe dónde está el código

  1. Pídele volver a la pantalla de envío confirmado — el código está arriba
  2. ¿Ya cerrado? Reescanea el QR con el mismo móvil — dirá "Tu código es PC-XXXXXX"
  3. ¿Sigue sin aparecer? Pídele teléfono o correo — el médico puede buscarlo desde el Doctor PWA

3. Colaboración con el médico

Situación 1: El médico dice que la cola está vacía, el paciente dice que rellenó

  1. Pide al paciente el código PC-XXXXXX
  2. Si tienes permiso de co-operador del Doctor PWA → usa "⊕ Búsqueda manual" por él
  3. Si no → pásale el código al médico para que lo introduzca

Situación 2: Paciente con barra roja

  • La tarjeta muestra una barra roja de aviso
  • Pide al médico que lo vea antes del orden de llamada
  • No significa que sea crítico — el sistema solo marca una combinación de respuestas que merece preguntas adicionales

Situación 3: Paciente escaneó el QR de otro médico

  • Pregúntale dónde escaneó (puede haber pasado junto a otra consulta)
  • El médico de guardia usa "⊕ Búsqueda manual" con el código — aun así recupera el registro
  • La tarjeta muestra "Médico original: XXX" para que el médico lo sepa

Situación 4: Paciente envió pero se fue antes de ser llamado

  • El registro permanece en la cola de pre-consulta 48 horas
  • Si vuelve ese mismo día, el médico lo encuentra en la lista
  • Pasadas 48 horas se archiva pero sigue recuperable por código

4. Preguntas frecuentes

P: El paciente olvidó el código. ¿Ahora qué? R: Primero revisa si dejó teléfono o correo — el médico puede buscarlo. Si no, tendrá que reescanear y rellenar de nuevo (el antiguo sigue en el sistema pero no se puede recuperar). Considera añadir "fotografía tu código" en el cartel.

P: El paciente escaneó el QR con mi móvil por accidente. R: Sin problema. Devuélveselo y que siga. El código se genera al enviar; no está atado al móvil usado.

P: Se cayó el Wi-Fi mientras rellenaba. R: Cada paso se guarda. Cuando vuelva la conexión, reescanea el QR con el mismo móvil y reanuda. En el peor caso, rellenar de nuevo — 2 minutos.

P: No hablo el idioma del paciente. ¿Cómo me comunico? R: Cámbialo a su idioma con el icono de globo. El sistema traduce las preguntas. Solo necesitas confirmar que pulse Enviar — no traduces tú.

P: El paciente se fue y al llegar a casa recordó que no capturó el código. R: Que lo mencione en la próxima visita. Si dejó teléfono o correo, el médico puede buscar. Si no, rellena de nuevo.

P: ¿Por qué algunos pacientes rellenan muy rápido? R: Porque ya son pacientes iRehab (el sistema tiene su cuenta). Los reconoce y rellena automáticamente nombre, teléfono y año de nacimiento. Solo añaden el motivo de hoy — unos 30 segundos. El paciente ve "Hemos precargado tu información." No tienes que hacer nada especial — el mismo QR funciona.