De Novo Orthopedics
Pra-konsultasi — Manual Operasi untuk Resepsionis & Asisten Klinik
Blog/
||||||

Pra-konsultasi — Manual Operasi untuk Resepsionis & Asisten Klinik

Manual harian untuk resepsionis dan asisten klinik: daftar periksa pembukaan, membantu lansia dan pengasuh asing, menyelamatkan formulir yang macet, empat situasi kolaborasi dengan dokter, dan enam pertanyaan umum.

irehabuser-manualpreconsultclinic-staff

Mengapa manual ini untuk Anda

Fitur Pra-konsultasi iRehab terlihat seperti "pasien memindai QR lalu mengisi formulir" — tetapi resepsionis dan asisten kliniklah yang membuatnya berjalan. Pasien yang tidak bisa memindai, pengasuh asing yang tidak membaca bahasa lokal, kode terlupa, Wi-Fi putus — semua mendarat di meja Anda. Manual ini mengubah situasi sehari-hari menjadi daftar tindakan. Rasionalisasi desain lengkap di Ringkasan Pra-kunjungan: Saat Pasien Tidak Tahu Apakah Tendon atau Saraf.

Cetak dan tempel di meja resepsionis atau stasiun perawat.

1. Daftar periksa pembukaan harian

  1. Pergi ke ruang tunggu / resepsionis — pastikan poster Kode QR masih terpasang dan tidak terhalang
  2. Periksa nama dokter hari ini di poster sesuai dengan dokter yang benar-benar bertugas
  3. Jika ada pergantian dokter mendadak (sesi tambahan, menggantikan, cuti), minta dokter yang bertugas mencetak ulang dari Doctor PWA dan singkirkan yang lama
  4. Ganti poster jika sudut tertekuk atau rusak
  5. Pastikan ruang tunggu memiliki Wi-Fi yang berfungsi / 4G yang dapat digunakan (HP pasien membutuhkannya)

2. Membantu pasien memindai dan mengisi

Situasi 1: Lansia yang tidak bisa memindai

  1. Demonstrasikan sekali: buka kamera → arahkan ke QR → ketuk alamat
  2. Kembalikan HP dan pandu mereka melewati dua kolom pertama (nama, tahun lahir)
  3. Sisanya adalah opsi ketuk; biasanya mereka bisa menyelesaikan sendiri
  4. Sebelum mereka pergi, ingatkan: "Foto kodenya ya."

Situasi 2: Pengasuh asing / pasien yang tidak membaca Bahasa Indonesia

  1. Pindai QR untuk mereka
  2. Di kanan atas layar ada ikon bola dunia — ketuk untuk ganti bahasa
  3. Pilihan: English / 繁體中文 / Tiếng Việt / 日本語 / 한국어 / Español
  4. Jika ikon belum terlihat, berarti belum ganti — bantu mereka memilih sekali, sistem akan mengingat
  5. Kode tetap berformat PC-XXXXXX terlepas dari bahasa

Situasi 3: Macet di tengah formulir

  • Tidak ada internet → cek Wi-Fi atau ganti ke 4G
  • Dibuka dari LINE → ketuk "···" di atas → "Buka di Safari / Chrome"
  • Baterai lemah → pinjamkan HP umum klinik; mengirim hanya butuh 2 menit
  • Benar-benar tidak bisa mengisi → bacakan pertanyaan untuk mereka, mereka jawab lisan, Anda yang ketuk pilih; tulis kode di kertas catatan

Situasi 4: Sudah selesai tapi tidak tahu kode di mana

  1. Minta mereka kembali ke layar pengiriman berhasil — kode ada di bagian atas
  2. Sudah ditutup? Pindai ulang QR dari HP yang sama — akan tampil "Kode Anda adalah PC-XXXXXX"
  3. Masih tidak ketemu? Minta HP atau email mereka — dokter bisa mencari dari Doctor PWA

3. Kolaborasi dengan dokter

Situasi 1: Dokter bilang antrean kosong, pasien bilang sudah mengisi

  1. Minta pasien memberikan kode PC-XXXXXX
  2. Jika Anda memiliki izin operator bersama Doctor PWA → gunakan "⊕ Pencarian Manual" atas nama mereka
  3. Jika tidak → berikan kode pada dokter untuk dimasukkan sendiri

Situasi 2: Pasien dengan bilah merah

  • Kartu menampilkan bilah peringatan merah
  • Minta dokter memeriksa lebih dulu di luar urutan panggilan
  • Bukan berarti pasien kritis — sistem hanya menandai kombinasi jawaban yang layak pertanyaan tambahan

Situasi 3: Pasien memindai QR dokter lain

  • Tanyakan di mana mereka memindai (mungkin lewat klinik sebelah)
  • Dokter yang bertugas menggunakan "⊕ Pencarian Manual" dengan kode — tetap dapat ditarik
  • Kartu menampilkan "Dokter asal: XXX" sehingga dokter tahu

Situasi 4: Pasien mengirim tapi pergi sebelum dipanggil

  • Rekam tetap di antrean pra-konsultasi selama 48 jam
  • Jika kembali di hari yang sama, dokter dapat menemukan di antrean
  • Setelah 48 jam diarsipkan tetapi masih dapat diambil dengan kode

4. Pertanyaan umum

T: Pasien lupa kode. Sekarang bagaimana? J: Pertama periksa apakah mereka memasukkan HP atau email — dokter bisa mencari. Jika tidak, mereka harus memindai ulang dan mengisi baru (yang lama tetap di sistem tetapi tidak dapat diambil). Pertimbangkan menambah "foto kode Anda" di poster.

T: Pasien memindai QR di HP saya tanpa sengaja. J: Tidak masalah. Kembalikan HP-nya dan biarkan lanjut. Kode diproduksi saat kirim; tidak terikat pada HP yang dipakai.

T: Wi-Fi putus saat mereka mengisi. J: Setiap langkah tersimpan. Saat internet kembali, pindai ulang QR di HP yang sama dan lanjut. Paling buruk, isi ulang — 2 menit.

T: Saya tidak bicara bahasa pasien. Bagaimana berkomunikasi? J: Ganti ke bahasa mereka dengan ikon bola dunia. Sistem menerjemahkan pertanyaan. Anda hanya perlu memastikan mereka menekan Kirim — tidak perlu menerjemahkan.

T: Pasien pergi dan di rumah baru ingat belum memfoto kode. J: Minta mereka menyebutkannya di kunjungan berikutnya. Jika ada HP/email, dokter bisa mencari. Jika tidak, isi ulang.

T: Mengapa beberapa pasien mengisi sangat cepat? J: Karena mereka sudah pasien iRehab (sistem punya akun). Sistem mengenali mereka dan otomatis mengisi nama, HP, tahun lahir. Mereka hanya menambah keluhan hari ini — sekitar 30 detik. Pasien melihat "Kami sudah mengisi informasi Anda." Anda tidak perlu melakukan apa pun khusus — QR yang sama berlaku.